Als ARKM Datenschutz begleiten wir seit vielen Jahren Unternehmen im deutschen Mittelstand rund um DSGVO, Informationssicherheit und gelebten Datenschutz im Alltag. In diesem Kontext spielen verlässliche Kommunikationskanäle eine zentrale Rolle – insbesondere, wenn es um wichtige Updates, Pflichthinweise und konkrete Handlungsempfehlungen geht.
Genau dafür betreiben wir ab sofort einen eigenen Datenschutz-Infoverteiler auf unserer eigenen Infrastruktur. Damit lösen wir einen bisherigen externen Newsletter-Dienstleister konsequent ab und setzen ein klares Zeichen für digitale Souveränität.
Warum wir unseren Datenschutz-Infoverteiler selbst betreiben
In der Vergangenheit haben wir unsere Mandanten über einen großen Newsletter-Anbieter aus Deutschland informiert. Auf dem Papier war alles stimmig: Serverstandort Deutschland, DSGVO-Konformität, zahlreiche technische Einstellungen zur Optimierung der Zustellrate.
In der Praxis zeigten sich jedoch mehrere Schwachstellen, die für einen Datenschutz-Infoverteiler schlicht nicht akzeptabel sind:
•Zwang zu einem Abmelde-Button in jeder Nachricht – auch bei sicherheitsrelevanten oder vertraglich erwarteten Informationen.
•Teilweise unbewusste Abmeldungen, ausgelöst durch Spamfilter-Software, die automatisch alle Links prüft.
•Ein Bounce- und Reputationssystem, das darunter litt, wenn andere Kunden des Dienstleisters ihren Datenschutz weniger ernst nahmen und ihre Empfänger häufiger den Spam-Button nutzten.
Die Folge: Einige – zum Glück nur wenige, aber wichtige – Mandanten erhielten unsere Informationen nicht mehr zuverlässig. Für einen Datenschutz-Infoverteiler, der rechtliche Pflichten, Fristen und Risiken adressiert, ist das nicht hinnehmbar.
Chefsache: Kommunikationskanäle unter eigener Kontrolle
Aus diesen Erfahrungen haben wir bei ARKM Datenschutz eine klare Konsequenz gezogen: Kritische Kommunikationskanäle, insbesondere im Kontext von Datenschutz und Compliance, müssen unter eigener Kontrolle bleiben.
Deshalb betreiben wir unseren Datenschutz-Infoverteiler nun vollständig auf eigener Infrastruktur. Das bedeutet für unsere Mandanten:
•Technische und organisatorische Kontrolle liegt bei ARKM Datenschutz.
•Keine Abhängigkeit mehr von Marketing-Logiken externer Plattformen.
•Klare Trennung zwischen Werbung und sicherheits- bzw. pflichtrelevanten Informationen.
Ein Datenschutz-Infoverteiler ist für uns kein klassischer Newsletter, sondern ein essenzieller Informationskanal – und damit Chefsache.
ARKM.cloud als Basis: Digitale Souveränität in der Praxis
Technisch ist der neue Datenschutz-Infoverteiler in unsere ARKM.cloud eingebunden. Dort betreiben wir bereits verschiedene Dienste, die speziell auf die Bedürfnisse unserer Agentur und unserer Datenschutzmandanten zugeschnitten sind, unter anderem:
•ein eigenes Videokonferenz-System,
•DSGVO-konforme Web-Statistiken,
•revisionssichere E-Mail-Archivierung,
•einen eigenen Mailserver,
•Nextcloud und ausgewählte Social-Media-Dienste.
Der neue Datenschutz-Infoverteiler fügt sich nahtlos in diese Infrastruktur ein. Damit setzen wir unser Ziel konsequent um, möglichst viele kritische Dienste selbst zu betreiben und Unabhängigkeit von externen Plattformen zu gewinnen.
Was Mandanten über den neuen Datenschutz-Infoverteiler wissen müssen
Über den neuen Datenschutz-Infoverteiler informieren wir – je nach Rolle im Unternehmen – zielgruppenspezifisch:
•Verantwortliche in der Datenverarbeitung (Geschäftsführung, Leitungsebene) erhalten kompakte „Chef-Informationen“ mit rechtlicher Einordnung und strategischer Relevanz.
•Datenschutzkoordinatoren und Ansprechpartner im Unternehmen erhalten praxisnahe Handlungsempfehlungen, Checklisten, Audithinweise und Einladungen zu Datenschutz-Webinaren.
Alle Informationen werden wie gewohnt per E-Mail versendet und direkt im Postfach der Empfänger bereitgestellt.
Absenderadresse ist künftig:
datenschutz@arkm.de
Wir empfehlen allen Mandanten, diese Adresse im eigenen Mailserver bzw. E-Mail-System auf die Whitelist zu setzen, um eine zuverlässige Zustellung sicherzustellen.
Verantwortungsbewusstes Tracking und Nachverfolgung
Zum professionellen Betrieb eines Datenschutz-Infoverteiler gehört auch, die Wirksamkeit der Kommunikation im Blick zu behalten. Wir setzen daher in einem angemessenen Rahmen auf:
•Auswertung von Öffnungen und Reaktionen (z. B. Klicks auf weiterführende Inhalte),
•Erinnerungs-E-Mails, wenn auf konkrete Rückfragen trotz Erforderlichkeit keine Reaktion erfolgt,
•bei anhaltender Funkstille persönliche telefonische Kontaktaufnahme.
Unser Ziel ist nicht „Marketing-Optimierung um jeden Preis“, sondern sicherzustellen, dass datenschutzrelevante Pflichten im Unternehmen nicht aus Unachtsamkeit liegen bleiben.
Lernen, anpassen, besser werden
Die Umstellung auf einen eigenen Datenschutz-Infoverteiler ist Ergebnis konkreter Erfahrungen mit externen Diensten – und Ausdruck unserer Grundhaltung bei ARKM Datenschutz: Aus Fehlern lernen, Abhängigkeiten reduzieren und Verantwortung selbst übernehmen.
Für unsere Mandanten bedeutet das mehr Verlässlichkeit, höhere Transparenz und eine noch engere Begleitung bei allen Fragen rund um Datenschutz und Informationssicherheit.
