E-Mails gehören zum Alltag von Unternehmen und gelten somit als Kommunikationsmittel Nummer eins bei geschäftlichen Prozessen. Wichtige Informationen werden hier häufig weitergegeben. Doch kaum Unternehmen machen sich Gedanken darüber, dass diese E-Mails häufig Daten enthalten, die besonders geschützt werden müssen. Das ist aber heutzutage ein gesetzlicher Standard. Jedes Unternehmen, abgesehen von Nichtkaufleuten wie Freiberuflern oder Kleingewerbetreibenden, ist dazu verpflichtet, geschäftliche E-Mails zu archivieren. Rechtskonform ist dies allerdings nur, wenn es sich um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung handelt.
Was ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Generell wird unter einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung die Aufbewahrung von digitalen Daten verstanden. Diese muss so gestaltet werden, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf verschiedene Grundsätze, wie zum Beispiel die Vollständigkeit, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit, erfüllt sind. Im Klartext bedeutet das, dass jede geschäftlich-relevante E-Mail bei einer Prüfung durch das Finanzamt vorgelegt werden muss. Es darf keine E-Mail gelöscht oder manipuliert worden sein.
Und nein, es reicht auch nicht aus, die Mails einfach auszudrucken. Eine ausgedruckte Mail gilt laut dem Gesetz nur als Kopie und ist somit nicht ausreichend. Vielmehr machen sich viele Unternehmen strafbar, wenn diese die Mails ausdrucken und anschließend löschen. Genauso reicht ein einfaches Mail-Backup nicht aus, um den gesetzlichen Standard einzuhalten. Mails können bei einem einfachen Backup verändert oder gelöscht werden. Genau das ist der Grund, warum eine revisionssichere E-Mail-Archivierung so wichtig ist.
Was gibt es für Möglichkeiten für Unternehmen?
Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber keine konkrete Software für die revisionssichere E-Mail-Archivierung vor. Demnach kann jedes Unternehmen eine selbst programmierte Software verwenden. Jedoch kann es hierbei dazu kommen, dass bestimmte Faktoren nicht beachtet werden. Als weitere Möglichkeit gibt es einmal beschreibbare Speichermedien, auf denen alle eingehenden Mails gespeichert werden. Probleme können hier jedoch in Bezug auf die DSGVO geben, da hier Löschungsrechte bestehen, die nicht eingehalten werden können.
Eine dritte Möglichkeit sind Softwares zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung, die vom Gesetzgeber zertifiziert wurden. Hier wird vom Softwareanbieter bestätigt, dass alle Gesetze eingehalten werden.
RevisioMail als Software für die revisionssichere E-Mail-Archivierung
Wir von ARKM bieten bereits seit 2019 RevisioMail an, um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung für unsere Kunden zu garantieren. Wenn Sie sich für eine zuverlässige Software für Ihre revisionssichere E-Mail-Archivierung interessieren, melden Sie sich unter service@arkm.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular.
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