Einführung der eRechnung bei der ARKM Unternehmensgruppe

eRechnung – ARKM führt im Dezember 2024 den Standard ein. Mit Blick auf die Zukunft und die steigenden Anforderungen an die Digitalisierung, führt die ARKM Unternehmensgruppe im Dezember 2024 die eRechnung als neues Standardformat für den Rechnungsaustausch ein. Dies erfolgt im Vorfeld der gesetzlichen Verpflichtung, welche ab Januar 2025 in Kraft tritt. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche gesetzlichen Vorgaben für eRechnungen gelten und welche Vorteile dieses neue Rechnungsformat mit sich bringt. Zudem wird erläutert, welche Dokumente weiterhin im PDF-Format übermittelt werden und wie ARKM mit der Mailarchivierung von Revisiomail für rechtssichere Speicherung sorgt.

Gesetzliche Vorgaben für eRechnung

Ab Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen im Format der eRechnung auszustellen und zu empfangen. Zu den gesetzlichen Vorgaben zählen unter anderem:

• Strukturierte Daten: Eine eRechnung muss strukturierte Daten enthalten, die maschinell ausgelesen werden können. Dies erleichtert die automatische Verarbeitung und Archivierung.

• Standards: Zu den anerkannten Standards gehören ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung.

• Authentizität und Integrität: Die Authentizität der Herkunft und die Integrität des Inhalts müssen gewährleistet sein. Dies geschieht in der Regel durch elektronische Signaturen oder geeignete technische Verfahren.

Vorteile der eRechnung

Die Umstellung auf eRechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, sowohl für die ARKM Unternehmensgruppe als auch für ihre Kunden und Partner:

1. Effizienzsteigerung: Dank strukturierter Daten können eRechnungen automatisch und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden. Dies reduziert Fehler und erhöht die Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung.

2. Kosteneinsparungen: Der Wegfall von Papier, Druck und Porto führt zu direkten Einsparungen. Auch die administrative Belastung wird durch automatisierte Workflows verringert.

3. Umweltfreundlich: Durch den Verzicht auf Papier und den damit verbundenen Druckvorgang leistet die eRechnung einen Beitrag zum Umweltschutz.

4. Rechtssicherheit: Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sorgt für eine revisionssichere Archivierung und minimiert das Risiko von Steuerprüfungen.

Übergangsregelungen und weiterhin gültige Formate

Während Rechnungen ab Januar 2025 im eRechnungsformat verschickt werden, bleiben andere Dokumente wie Lieferscheine, Angebote und Auftragsbestätigungen im optisch ansprechenden PDF-Format. Diese können wie gewohnt per E-Mail an unsere Kunden und Partner versendet werden. Das vertraute Erscheinungsbild und die Lesbarkeit dieser Dokumente bleiben somit erhalten.

Revisionssichere Archivierung

Alle digitalen Belege, einschließlich eRechnungen, werden bei ARKM mit der gesetzeskonformen Mailarchivierung von Revisiomail für 11 Jahre archiviert. Diese Lösung gewährleistet, dass unsere Finanzdokumente sicher und rechtssicher gespeichert werden. Sie unterstützt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und sorgt dafür, dass alle Dokumente jederzeit zugänglich und prüfbar sind.

Das sollten ARKM Kunden wissen:

Die Umstellung auf die eRechnung bei der ARKM Unternehmensgruppe ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und Gesetzeskonformität in der Finanzbuchhaltung. Nutzen Sie die Vorteile der eRechnung und bereiten Sie sich gemeinsam mit uns auf die gesetzlichen Anforderungen vor, die ab Januar 2025 gelten. Für weitere Informationen können Sie uns jederzeit kontaktieren. Lieferscheine, Angebote und Auftragsbestätigungen werden weiterhin im ansprechenden PDF-Format per E-Mail versendet.

Die ARKM Unternehmensgruppe bleibt Ihr verlässlicher Partner in der digitalen Transformation und sorgt dafür, dass Sie für die Zukunft bestens gerüstet sind. Brauchen Sie Hilfe bei der Umstellung auf eRechnung? Dann vereinbaren Sie ganz einfach einen Termin in unserem Agenturkalender.