Unternehmen müssen datenschutzrechtlich die private Nutzung von betrieblichen E-Mail-Konten untersagen

Die betrieblichen E-Mail-Konten für private E-Mails zu nutzen, ist in der heutigen Zeit eher unüblich. Trotzdem gibt es auch jetzt noch Unternehmen, die solche Aktivitäten gerade bei langjährigen Angestellten tolerieren. Warum das jedoch ein sehr heikles Thema ist und warum Unternehmen dies vermeiden sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Revisionssichere E-Mail-Archivierung

Bereits seit geraumer Zeit gilt in Deutschland für Unternehmen eine gesetzliche Pflicht zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Revisionssicher bedeutet hierbei, dass jede geschäftlich-relevante E-Mail bei einer Prüfung durch das Finanzamt vorgelegt werden muss. Es darf keine E-Mail gelöscht oder manipuliert worden sein. Und nein, es reicht nicht aus, die Mails einfach auszudrucken. Im Klartext heißt das, dass jede geschäftlich-relevante Mail mehrere Jahre von Unternehmen archiviert werden muss. Grundsätzlich werden viele hier kein Problem sehen, wenn es um ihre Mails geht, denn es müssen doch nur die geschäftlich-relevanten Mails archiviert werden. Hier kommt jedoch ein Problem auf, denn Unternehmen unterscheiden bei der Archivierung häufig nicht zwischen geschäftlich-irrelevant. Grund hierfür ist der daraus resultierende Aufwand. Jemand müsste jede Mail lesen und diese einordnen, nach relevant und irrelevant. Aus diesem Grund archivieren viele Unternehmen alle Mails, die von der betrieblichen E-Mail-Konten getätigt und erhalten wurden.

Hier ist nun das nächste Problem zu erkennen, denn zum einen kann das Unternehmen rein theoretisch jede private Mail mitlesen. Das ist teilweise nicht nur unangenehm für den Mitarbeiter selbst, je nachdem welche E-Mails er erhält, sondern auch datenschutzrechtlich schwierig.

Darum sollten Arbeitgeber die private Nutzung der betrieblichen E-Mail-Konten untersagen

Egal ob dem Arbeitnehmer eine Benutzung der betrieblichen E-Mail-Konten erlaubt ist oder nicht, darf der Arbeitgeber die privaten E-Mails nicht mitlesen. Grund hierfür sind die Persönlichkeitsrechte und der umfassende datenschutzrechtliche Schutz der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers. Genauso ist die Verarbeitung von Daten, die keinen Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis eines Arbeitnehmers haben, nicht zulässig. Hierzu gehört auch das Speichern von Daten, wie zum Beispiel bei der revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Solche Verstöße können neben Bußgeldvorschriften auch strafrechtliche Konsequenzen hervorrufen. Zusammenfassend lässt sich somit feststellen, dass es für Unternehmen datenschutzrechtlich sinnvoll ist, die private Nutzung der betrieblichen E-Mail-Konten zu untersagen.

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